እያንዳንዱ የንግድ ሥራ የመዘጋት ሁኔታ የተለያዩ ዝርዝሮች አሉት። የንግዱ አይነት እርስዎ፣ደንበኛዎችዎ ወይም አቅራቢዎችዎ ንግዱ ከመዘጋቱ በፊት ምን አይነት እርምጃዎችን መውሰድ እንዳለቦት ይወስናል። ፍላጎትዎን የሚያሟላ ብጁ ፊደል ለማዘጋጀት በናሙና ፊደል ይጀምሩ እና የቃላቱን አጻጻፍ ያመቻቹት የእርስዎን ልዩ ሁኔታ ዝርዝር ያንፀባርቃል።
የንግድ መዝጊያ ደብዳቤ አብነቶች
ቢዝነስን የመዝጋት ሂደት የምትመራ ከሆነ ለደንበኞችህ እና ለአቅራቢዎችህ ደብዳቤ መላክ ተገቢ ሊሆን ይችላል።ለእነዚህ ተመልካቾች የናሙና ደብዳቤዎች እዚህ ቀርበዋል። ተጓዳኝ ምስል ላይ ጠቅ በማድረግ እያንዳንዱን አብነት ማግኘት ይችላሉ። እያንዳንዱ አብነት እንደ አስፈላጊነቱ ሊቀመጥ እና ሊታተም የሚችል ሊበጅ የሚችል ፒዲኤፍ ሰነድ ነው። ከሰነዶቹ ጋር አብሮ ለመስራት እርዳታ ለማግኘት ይህንን የህትመት መመሪያ ይመልከቱ።
የደንበኛ ማስታወቂያ
ይህ አብነት የተዘጋጀው አንድ ኩባንያ መዘጋቱን ለደንበኞች ለማሳወቅ ነው። በተለይ ደንበኞቻቸው ንግዱ ሥራ ከማቆሙ በፊት ዕቃዎችን ከእርስዎ አካባቢ መውሰድ ወይም ሌላ ዓይነት እርምጃ መውሰድ ከፈለጉ ይህን አይነት ደብዳቤ መላክ አስፈላጊ ነው።
የአቅራቢ ማስታወቂያ
ይህን ደብዳቤ ተጠቅማችሁ ድርጅታችሁ ስራ እንደሚያቆም ለአቅራቢዎች ለማሳወቅ፣ለመጨረሻ ጊዜ የሂሳብ መጠየቂያ ክፍያ፣ክፍያ እና ማናቸውንም ችግሮች ለመፍታት የሚያስችል በቂ ማሳሰቢያ መስጠትዎን ያረጋግጡ።
የቢዝነስ መዝጊያ ደብዳቤ ለመፃፍ ምክንያቶች
ንግድህን ለመዝጋት ከወሰንክ በኋላ 'ዝግ' የሚል ምልክት ብቻ በበርህ ላይ መስቀል ተገቢ አይሆንም። ለደንበኞችዎ እና ለአቅራቢዎችዎ መዘጋቱን ከመደበኛ ደብዳቤ ጋር ማሳወቅ ጥሩ ነው። ምርቶችዎን እና አገልግሎቶችዎን በመግዛት እና በአቅራቢዎች ረገድ፣ ለንግድዎ ጠቃሚ የሆኑ ምርቶችን እና አገልግሎቶችን ለእርስዎ በማቅረብ በንግድ እንቅስቃሴዎ ውስጥ ቁልፍ ተዋናዮች ነበሩ። እንደ የመጨረሻ የደንበኞች አገልግሎት ስራዎ፣ ንግድዎ እንደማይገኝ አስቀድመው ማስጠንቀቂያ መስጠት ያስፈልግዎታል።
የንግዱ መዝጊያ ደብዳቤ አሁን ያለዎትን የንግድ ግንኙነት ሙያዊ ፍፃሜ ለመፍጠር እና በደንበኞችዎ እና በአቅራቢዎችዎ መወሰድ ያለባቸውን ማናቸውንም እርምጃዎች ለማስረዳት ጥሩ መንገድ ነው። እንደዚህ አይነት ደብዳቤ መላክ ድርጅትዎ የንግድ ሥራ ካካሄደባቸው ጋር ለመግባባት እና ለማስተናገድ ያለውን ቅን ጥረት ያሳያል።እንዲሁም ከመዘጋቱ በፊት ሁሉም ጉዳዮች መያዛቸውን ለማረጋገጥ ይረዳል፣ ይህም በመንገድ ላይ ሊከሰቱ የሚችሉ የህግ ጉዳዮችን ለመከላከል ያስችላል።
የመዘጋት ማሳወቂያ ጊዜ
የቢዝነስ መዝጊያ ደብዳቤ በፖስታ መላክ ሲያስፈልግዎ ከባድ እና ፈጣን ህግ የለም። ትክክለኛው የፖስታ ቀን በብዙ ሁኔታዎች ይወሰናል።
ደንበኞች
ልዩ ደንበኞችዎ ስለ ንግድዎ መዘጋት ከእርስዎ እንዲሰሙ እንጂ በወሬ ወይም ያለቅድመ ማስታወቂያ የተዘጋ በር በማወቅ አይደለም። ማስታወቂያ ማግኘቱ ለደንበኞችዎ ልዩ ናቸው ብለው እንደሚያስቡ የሚያጠናክር ሲሆን ከእርስዎ ጋር ማንኛውንም አስፈላጊ የመጨረሻ የንግድ ግብይት እንዲያደርጉ እድል ይሰጣቸዋል።
በአጠቃላይ የመዝጊያ ማሳወቂያ ደብዳቤ ለመላክ ወይም የደብዳቤውን ግልባጭ በወርሃዊ ሂሳባቸው ውስጥ ቢያንስ ከመዘጋቱ 30 ቀናት በፊት ያስቡበት። እንደ ደረቅ ማጽጃ ወይም የጥገና ሱቅ ያሉ የአገልግሎት ንግድ ደንበኞች ወደ ውስጥ እንዲገቡ እና ንብረታቸውን ለመውሰድ በቂ ጊዜ መስጠት አለባቸው።አንድ የችርቻሮ ንግድ ምናልባት ሽያጩ ከመጀመሩ በፊት የንግድ መዝጊያ ደብዳቤ በመለቀቁ ያላቸውን ክምችት ለመቀነስ ብዙ ጊዜ ለሽያጭ መተው ይፈልግ ይሆናል።
አቅራቢዎች
ከመጨረሻው የስራ ቀንዎ በፊት ቢያንስ 60 ቀናት ለመዝጋት ፍላጎትዎን ለአቅራቢዎች ማሳወቅ በጣም ጥሩ ነው። ይህ ሂሳቦችን ለመፍታት እና ለመዝጋት በቂ ጊዜ ይፈቅዳል።
ልዩ ትኩረት ለወደፊት እቅዶች
ቢዝነስ እየሸጡ ከሆነ እና ከዚያ በኋላ ተዛማጅ አዲስ ንግድ ለመክፈት ካሰቡ በሁለቱ መካከል ያለውን የጊዜ መጠን መቀነስ ይፈልጉ ይሆናል። ለምሳሌ፣ የቤት አያያዝ ፍራንቺስ እየሸጡ እና የራስዎን የቤት አያያዝ አገልግሎት እየከፈቱ ከሆነ የንግድ ሥራ መዝጊያ ደብዳቤውን እስከ መዝጊያው ቀን ድረስ መላክን ለማቆም ሊወስኑ ይችላሉ።
በደብዳቤህ ላይ ምን መግባባት አለብህ
የቢዝነስ መዝጊያ ደብዳቤ ዋና አላማዎች የንግድ ስራ መዘጋት ዝርዝሮችን በግልፅ መግለፅ እና አንባቢን ለንግድ ስራቸው ወይም አገልግሎታቸው ከልብ ማመስገን ነው። እነዚህ ፊደላት ውጤታማ ለመሆን ረጅም መሆን አያስፈልጋቸውም። ደብዳቤው፡
- ንግዱ የሚዘጋበትን ቀን ለአንባቢ ይንገሩ
- አንባቢው ማድረግ የሚገባቸውን ማንኛውንም ነገር ያሳውቁ (እንደ ደረቅ ጽዳት ማንሳት፣የቀረውን ክፍያ መክፈል ወይም ለንግድ ሽያጭ መውጣት)
- ጥያቄዎቻቸውን የት እንደሚመሩ ለአንባቢ ይንገሩ
- ደንበኛውን ወይም አቅራቢውን ለንግድ ስራቸው እናመሰግናለን
ደብዳቤው ንግዱ የሚዘጋበትን ምክንያት መግለጽ የለበትም። ምክንያቱ የምስራች ከሆነ, ለምሳሌ የባለቤቱ ጡረታ, ምክንያቱን በደብዳቤው ውስጥ ለማካተት መወሰን ይችላሉ. ያለበለዚያ አብዛኛውን ጊዜ ደብዳቤውን ለአንባቢ አስፈላጊ በሆኑ ጉዳዮች ላይ ማተኮር ጥሩ ነው፣ ምን ማድረግ እንዳለበት እና መቼ።
ግንኙነቱን ጠብቅ
ሁልጊዜ የንግድ ግንኙነትን በአዎንታዊ መልኩ መተው ይመረጣል። ከግለሰብ ጋር እንደገና ለማየት ወይም ለመስራት ባታቅዱ እንኳን፣ በንግድ ስራ መዝጊያ ደብዳቤዎች ውስጥ አጋዥ፣ አዎንታዊ እና ቅን መሆን የተሻለ ነው።ሙያዊነትዎ ስራውን ለመዝጋት ቀላል ያደርገዋል እና የወደፊት የስራ እቅድዎ ወደፊት ከነዚህ ተመሳሳይ ግለሰቦች ጋር አብሮ ለመስራት ከመራዎት ጅምር ይሰጥዎታል።
