ውጤታማ የበጎ ፈቃድ ግንኙነትን መጠበቅ ለእያንዳንዱ ለትርፍ ያልተቋቋመ ድርጅት ስኬት አስፈላጊ ነው። በጎ ፈቃደኞች እንዲበረታቱ እና በስራቸው እንዲሰማሩ ለማድረግ የድርጅቱ ፍላጎቶች ምን እንደሆኑ ማሳወቅ፣ ለጥረታቸው አድናቆታቸውን መግለጽ እና የሚያበረክቱት አስተዋፅኦ ምን ያህል አስፈላጊ እንደሆነ መረዳታቸውን ማረጋገጥ አስፈላጊ ነው። ከበጎ ፈቃደኞች ጋር ዘላቂ ግንኙነት ለመፍጠር ውጤታማ ግንኙነት ወሳኝ አካል ነው።
የበጎ ፈቃደኝነት ክፍልን ወደ ድህረ ገጽህ ጨምር
በጎ ፈቃደኝነት የተወሰነ ክፍል ወደ ድረ-ገጽዎ ማከል አሁን ካሉት በጎ ፈቃደኞች ጋር ለመነጋገር እና አዳዲሶችን ለመሳብ ጥሩ መንገድ ነው።በቡድንዎ ድረ-ገጽ ላይ የበጎ ፈቃደኞች የግንኙነት ማዕከል በማቋቋም እና በመጠበቅ፣ በጎ ፈቃደኞች ከድርጅቱ ጋር ያለውን ሁኔታ እንዲከታተሉ ቀላል ታደርጋላችሁ። በጎ ፈቃደኞችን በተግባር የሚያሳዩ ምስሎችን ወይም ቪዲዮዎችን ማሳየትዎን እርግጠኛ ይሁኑ (በነሱ ፍቃድ)። እንዲሁም እንደ የበጎ ፈቃደኞች እድሎች፣ መጪ የኮሚቴ ስብሰባዎች እና ሌሎች ለበጎ ፈቃደኞች ፍላጎት ያላቸውን መረጃዎች ማተም ይችላሉ። የእርስዎ ድረ-ገጽ ምን ያህል ውስብስብ እንደሆነ በመወሰን በጎ ፈቃደኞች ሰነዶችን የሚጭኑበት፣ የአገልግሎት ሰዓታቸውን የሚከታተሉበት ወይም የሥልጠና ቁሳቁሶችን የሚመለከቱበትን መንገድ ማቅረብ ይችላሉ።
በጎ ፈቃደኞችን በዳሰሳ ጥናት ይወቁ
የዳሰሳ ጥናት በጎ ፈቃደኞችን ለማወቅ እና ከድርጅትዎ ጋር እንዴት መሳተፍ እንደሚፈልጉ ለማወቅ ጠቃሚ የመገናኛ መሳሪያ ነው። የዳሰሳ ጥናት በድር ጣቢያዎ የበጎ ፈቃደኞች ክፍል በኩል እንዲገኝ ለማድረግ ያስቡበት ወይም ለአዳዲስ በጎ ፈቃደኞች በሚወጣው የኢሜል አብነት ውስጥ ያካትቱ። ምን አይነት የበጎ ፈቃደኝነት ተግባራት ላይ መሳተፍ እንደሚፈልጉ እና ምን አይነት ችሎታዎች እንዳሏቸው እንዲረዱ የሚያስችልዎ ጥቂት ጥያቄዎች ብቻ ሊኖሩት ይገባል።አንድ ሰው ውጤቶቹን እንዲገመግም ያድርጉ፣ ከዚያ ስለኮሚቴዎች ወይም ከፍላጎታቸው ጋር ስለሚዛመዱ ፕሮጀክቶች መረጃ በተናጠል ያግኙ። ይህንን መረጃ ወደፊት አዳዲስ ፕሮጀክቶች ሲገኙ ሰዎችን ለማሳወቅ ጥቅም ላይ ሊውል በሚችል የበጎ ፈቃደኝነት ዳታቤዝ ውስጥ ያስቀምጡ።
በማህበራዊ ሚዲያ ከበጎ ፈቃደኞች ጋር ይገናኙ
የድርጅትዎን የማህበራዊ ሚዲያ መገኘት ከበጎ ፈቃደኞች እና ከሌሎች ባለድርሻ አካላት ጋር ለመግባባት እንደ የመገናኛ መሳሪያ ይጠቀሙ። በጎ ፈቃደኞች የድርጅቱን የማህበራዊ ሚዲያ ገፆች እንዲከታተሉ እና በትዊተር ወይም ኢንስታግራም መልሰው በመከተል ውለታውን እንዲመልሱ ማበረታታት። የቡድንህን በጎ ፈቃደኞች አስተዋጾ የሚያጎሉ ፎቶዎችን እና መግለጫ ጽሑፎችን ከቡድኑ የሚዲያ ሽፋን ጋር አገናኞችን ይለጥፉ። በጎ ፈቃደኞች በድርጅቱ ልጥፎች ላይ አስተያየት በመስጠት እና/ወይም በማጋራት መስተጋብር እንዲፈጥሩ ያበረታቷቸው።በማህበራዊ ድህረ-ገፅ ላይ የሚያስተባብር ወይም የሚያግዝ የማህበራዊ ሚዲያ ኮሚቴ በማቋቋም ከድርጅቱ አጠቃላይ የኮሙዩኒኬሽን ጥረት ጋር የበጎ ፈቃደኝነት ተሳትፎን ማሳደግ።
የበጎ ፈቃደኞች ጋዜጣ ያትሙ
ብዙ ለትርፍ ያልተቋቋሙ ድርጅቶች ለበጎ ፈቃደኞች እንዲሁም ለለጋሾች፣ የገንዘብ ድጋፍ ሰጪ ኤጀንሲዎች፣ የሸማቾች ሪፈራል ምንጮች እና ሌሎች ቡድኖች በየወሩ ወይም በየሩብ ዓመቱ ጋዜጣ ይልካሉ። ጋዜጣን ማሰራጨት ፍላጎት ያላቸውን ወገኖች ስለ በጎ አድራጎት ቡድኑ የቅርብ ጊዜ ክንውኖች፣ ወቅታዊ ፕሮጀክቶች እና የወደፊት ግቦች እንዲያውቁ ለማድረግ ጥሩ መንገድ ነው። የላቀ በጎ ፈቃደኞች ላበረከቱት አስተዋፅዖ እውቅና ለመስጠትም ጥሩ ተሽከርካሪን ይሰጣል። በጎ ፈቃደኞችዎ እና ሌሎች ፍላጎት ያላቸው ወገኖች እነማን እንደሆኑ ላይ በመመስረት ጋዜጣን ማተም እና በፖስታ መላክ ያስፈልግዎታል ወይም በኤሌክትሮኒክ ጋዜጣ የተሻለ አገልግሎት ሊሰጡዎት ይችላሉ። ባለድርሻ አካላት ለመረጡት የማድረስ አማራጭ እንዲመዘገቡ መጋበዝ ያስቡበት።
የአንድ ለአንድ የግል ግንኙነትን ጠብቅ
ከበጎ ፈቃደኞች ጋር ግንኙነት ለመፍጠር ሲቻል ጊዜያቸውን እና ተሰጥኦአቸውን ለድርጅትዎ ከሚለግሱ ግለሰቦች ጋር ግላዊ ግንኙነት መፍጠርን የሚተካ የለም።የበጎ አድራጎት ቡድንዎ ተልእኮውን እንዲፈጽም የሚያስችሉ ሌሎች ቁልፍ ሚናዎችን ከሚጫወቱ በጎ ፈቃደኞች ጋር በየጊዜው ፊት ለፊት ለመገናኘት ቀጠሮ ማስያዝ ተገቢ ነው። በየጊዜው በጎ ፈቃደኞችን እንዲመዘገቡ መጥራት ለመደበኛ፣ በአካል ቀርበው ውይይት ወይም የቪዲዮ ኮንፈረንስ ጊዜ እንዲመድቡ ሳይጠይቁ የተናጠል ግንኙነትን ለመጠበቅ ውጤታማ መንገድ ሊሆን ይችላል። ስራ አስፈፃሚው በጎ ፈቃደኞች እንዲያቆሙ ወይም ለግል ግንኙነት እንዲደውሉ የሚበረታታበት የውይይት ጊዜ ሊያዘጋጅ ይችላል።
በኮሚቴ ስብሰባዎች በኩል ይገናኙ
የበጎ ፈቃደኞች ኮሚቴ ስብሰባዎች ለሁሉም አይነት ፕሮጀክቶች ስኬት ወሳኝ ሊሆኑ ይችላሉ። አዲስ ፕሮጀክት ሲጀመር ምን አይነት ሚናዎች እንዳሉ እና እያንዳንዳቸው ምን አይነት የጊዜ ቁርጠኝነት እንደሚፈልጉ የበለጠ ለማወቅ እድል እንዲኖራቸው በበጎ ፈቃደኝነት ለመስራት ፍላጎት ካላቸው ጋር ስብሰባ ማድረግ ተገቢ ነው። ኮሚቴ ከተቋቋመ በኋላ፣ ለአንድ ልዩ ፕሮጀክትም ሆነ ቀጣይነት ያለው የሥራ ቡድን፣ መደበኛ ስብሰባዎች ሂደቱን ለመቆጣጠር እና ውጤታማ የበጎ ፈቃደኝነት ግንኙነትን ለመጠበቅ አስፈላጊ ሆነው ይቀጥላሉ ።በጎ ፈቃደኞች አስቀድመው እቅድ ማውጣት እንዲችሉ እንደ በየወሩ ሶስተኛው ማክሰኞ ያሉ የስብሰባ መርሃ ግብሮችን ማዘጋጀት የተሻለ ነው።
በጎ ፈቃደኞች ግብረ መልስ እንዲያካፍሉ ጠይቅ
ኮሙኒኬሽን በሁለቱም መንገድ መፍሰስ አለበት። መረጃ ወደ በጎ ፍቃደኞቹ እንዲደርስ ለማድረግ ፈቃደኛ ሠራተኞች ሃሳባቸውን እና ሃሳባቸውን ለድርጅቱ እና ለመሪዎቹ እንዲያካፍሉ ማበረታታት አስፈላጊ ነው። በጎ ፈቃደኞች አስተያየት እንዲሰጡ ወይም ጥቆማዎችን እንዲያካፍሉ ቀላል ለማድረግ ብዙ መንገዶች አሉ። በጎ ፈቃደኞች ወደ ቢሮው አዘውትረው የሚገቡ ከሆነ የአስተያየት ሣጥን ያዘጋጁ። ወይም በጎ ፈቃደኞች በፈለጉት ጊዜ ሊጠቀሙበት የሚችሉትን የግብረመልስ @ ኢሜይል አድራሻ ያዘጋጁ። እንዲሁም ሰዎች በስብሰባ አጀንዳዎች ላይ አስተያየት እና አስተያየት እንዲለዋወጡ ጊዜ መመደብ ጥሩ ሀሳብ ነው። እንዲሁም ግብረመልስን ለመመርመር እና ለመወያየት በየጊዜው የትኩረት ቡድኖችን ማስተናገድ ትፈልግ ይሆናል። ዋናው ነገር በጎ ፈቃደኞች አስተያየት መስጠት ቀላል መሆኑ ነው።
የበጎ ፈቃደኞች ማህበራዊ ስብሰባዎችን ያስተናግዳል
በጎ ፈቃደኞች ጊዜ እና ገንዘብ ለመለገስ ጥያቄን በማያካትቱ በማህበራዊ ስብሰባዎች እርስ በርስ እንዲገናኙ እድል ስጡ። በየቢሮዎ ወይም በቦርድ አባል ወይም በኮሚቴ ሰብሳቢ ቤት ውስጥ የበጎ ፈቃደኞች-ብቻ ድብልቅን በየጊዜው ማስተናገድ ያስቡበት። በተወሰነ የጊዜ ገደብ ውስጥ በፈቃደኝነት የሰሩትን ሁሉ ይጋብዙ። በድርጅትዎ በጀት ላይ ተመስርተው ምቾቶችን መስጠት ይችላሉ፣ ወይም ፖትሉክን ማቀድ የተሻለ ሊሆን ይችላል። ዋናው ነገር በድርጅትዎ ውስጥ ፍላጎት ያላቸው ሰዎች እርስ በርስ እንዲተዋወቁ እና ቦንዶችን መፍጠር እንዲጀምሩ መንገድ መስጠት ነው። ደግሞም በጎ ፈቃደኞችዎ ጓደኞቻቸውም ቢሳተፉ ከድርጅቱ ጋር የመቀጠል ዕድላቸው ከፍተኛ ነው።
የበጎ ፈቃደኞች ጥረቶችን እወቅ
በጎ ፈቃደኞች ድርጅታችሁ ተልዕኮውን እንዲወጣ ወይም በሌላ መልኩ አስፈላጊ በሆኑ ጉዳዮች ላይ እንዲያግዝ ላቀዱት ጠቃሚ ሚና እውቅና መስጠቱን ያረጋግጡ። ስለ ድርጅቱ ይፋዊ መግለጫዎች በስራ አስፈፃሚው ወይም በሌሎች ሰራተኞች ላይ ከማተኮር ይልቅ በጎ ፈቃደኞችን እንደሚያውቁ ያረጋግጡ።ለምሳሌ ለድርጅቱ ማስታወቂያ በሚፈልጉበት ጊዜ የሚዲያ አባላትን ወይም ብሎገሮችን ከሰራተኞች በተጨማሪ የኮሚቴ ሰብሳቢዎችን ወይም የቦርድ አባላትን ቃለ መጠይቅ እንዲያደርጉ ይምሩ። የድርጅቱን እንቅስቃሴዎች ፎቶዎች ሲያትሙ በጎ ፈቃደኞችን የሚያሳዩ ምስሎችን ይምረጡ። የልዩ ዝግጅት ገንዘብ ሰብሳቢዎችን ሲያስተዋውቁ የኮሚቴ አባላትን ስም በማስታወቂያው ላይ መዘርዘር ያስቡበት።
ለበጎ ፈቃደኞች በመደበኛነት አድናቆትን መግለፅ
እውቅና መስጠት አስፈላጊ ነው ነገር ግን አድናቆትም እንዲሁ። ለበጎ ፈቃደኞች ፊት ለፊት ለፊት ለፊት እና በመደበኛ የምስጋና ማስታወሻዎች በኩል አመሰግናለሁ ማለትዎን እርግጠኛ ይሁኑ። የበጎ ፈቃደኞች የምስጋና ዝግጅት ቢያንስ በዓመት አንድ ጊዜ ማስተናገድን ያስቡበት፣ ለምሳሌ የበጎ ፈቃደኞች-ብቻ የምሳ ግብዣ ወይም ሌላ የበጎ ፈቃደኞች የምስጋና ንግግር እና የአገልግሎት ሽልማቶችን የሚያካትት። በተለይ ለቡድኑ ጉልህ አስተዋፅዖ ላደረጉ በጎ ፈቃደኞች ወይም የረጅም ጊዜ ደጋፊ ለሆኑ በጎ ፈቃደኞች ሰሌዳዎች ወይም ሌሎች ሽልማቶችን ያቅርቡ።ለዋና ዋና ክንውኖች የዓመታት የአገልግሎት ሽልማቶችን እና እንዲሁም ለሁሉም በጎ ፈቃደኞች የምስጋና የምስክር ወረቀቶችን አስቡ።
የተለያዩ የበጎ ፈቃደኞች የመገናኛ መሳሪያዎችን ተጠቀም
በጎ ፈቃደኞች አገልግሎት ላይ የሚደገፍ ማንኛውም ድርጅት ጊዜያቸውን እና ተሰጥኦቸውን የሚያካፍሉትን ለማሳተፍ እና ለማቆየት እና አዳዲስ ሰዎችን ለመርዳት እርምጃዎችን መውሰድ አለበት። ከበጎ ፈቃደኞች ጋር ውጤታማ ግንኙነትን ለማስቀጠል ምንም ምትክ የለም። የተለያዩ የመገናኛ መሳሪያዎችን መጠቀም ለድርጅትዎ ቁርጠኛ የሆነ ጠንካራ የበጎ ፈቃደኞች ቡድን ለመገንባት እና ለማሳተፍ ይረዳዎታል። ውጤታማ በሆነ የበጎ ፈቃድ ግንኙነት፣ ከበጎ አድራጎት ድርጅትዎ ጋር ለብዙ አመታት ሊቆዩ ከሚችሉ ግለሰቦች ጋር ጠንካራ ግንኙነት መፍጠር ይችላሉ።
