የክፍያ ደብዳቤ መፃፍ ያስፈልግዎታል? ደንበኞችን ማነጋገር እና ሂሳቦችን እንዲከፍሉ መጠየቁ ደስ የማይል ቢሆንም፣ የንግድ ድርጅቶች ባለቤት የሆኑ እና የሚያስተዳድሩ ሰዎች ከጊዜ ወደ ጊዜ ሊያደርጉት የሚገባ ጉዳይ ነው። እዚህ የቀረበውን የደብዳቤ አብነት ለመጠቀም በቀላሉ ከታች ያለውን ምስል ጠቅ ያድርጉ። ሰነዱ እንደ ፒዲኤፍ ፋይል ይከፈታል ከዚያም እንደ አስፈላጊነቱ ማረም፣ ማስቀመጥ እና ማተም ይችላሉ። ይህንን ሰነድ እንዴት መጠቀም እንዳለቦት እርዳታ ከፈለጉ ይህንን መመሪያ ወደ አዶቤ ማተሚያዎች ይጠቀሙ።
የሚዛን መጠን ክፍያ የመጠየቅ ደብዳቤ
ያልተከፈለ ቀሪ ሂሳብ ክፍያ መጠየቂያ ደብዳቤ መጻፍ ከፈለጉ ይህንን አብነት ይጠቀሙ።
የቅድሚያ ክፍያ ጥያቄ ደብዳቤ ለደንበኛ
ቅድመ ክፍያ የሚፈለግባቸውን ምርቶች ወይም አገልግሎቶችን ለማቅረብ ደንበኛ ከእርስዎ ጋር ውል በገባበት ሁኔታ ይህንን አብነት ይጠቀሙ።
የክፍያ መጠየቂያ ደብዳቤ
ይህን የናሙና ደብዳቤ በመጠቀም ግብይቱ እስኪጠናቀቅ ድረስ በሸፍጥ እየተካሄደ ያለው ክፍያ እንዲለቀቅ ለመጠየቅ።
የመጻፍ ጠቃሚ ምክሮች ለክፍያ መጠየቂያ ደብዳቤ
በአብነት ውስጥ ያለውን መረጃ ከሁኔታህ ጋር ለማዛመድ ማስተካከል ሲገባህ ተገቢውን ድምጽ መጠቀም እና ሰነዱ በፕሮፌሽናል መልኩ መቀረጹን እርግጠኛ ሁን።
ተስማሚ ቃና ተጠቀም
ክፍያን ለሚጠይቅ ደንበኛ ወይም ደንበኛ ደብዳቤ ሲልኩ፣አዎንታዊ እና ሙያዊ ቃና እየጠበቁ ነጥብዎን በተቻለ መጠን በግልፅ ማሳወቅ አስፈላጊ ነው። ደንበኛው ጥቃት የሚሰማውን ያህል አሉታዊ የሆነ የመጀመሪያ ወይም ሁለተኛ ጥያቄ አይላኩ። ድምፁ በጣም ከባድ ከሆነ ደንበኛው ከንግድዎ ጋር ያለውን ግንኙነት ለመቀጠል መሞከር ምንም ፋይዳ እንደሌለው ሊሰማው ይችላል። ይህ በሚሆንበት ጊዜ ደንበኛው ግንኙነቱን ለመጠበቅ ስለሌለው ሂሳቡን ላለመክፈል የመምረጥ አደጋ ይኖረዋል።
ፕሮፌሽናል ቅርጸትን ተጠቀም
የክፍያ መጠየቂያ ደብዳቤ በፖስታ ወይም በፋክስ እየላኩ ከሆነ የኩባንያውን ደብዳቤ እና መደበኛ የንግድ ደብዳቤ ቅርጸት ይጠቀሙ። በኩባንያዎ የደብዳቤ ልውውጥ ሂደት ላይ በመመስረት ደብዳቤውን በኢሜል ማስተላለፍ ለእርስዎ ተቀባይነት ሊኖረው ይችላል። እንደዚያ ከሆነ፣ ደብዳቤውን እንደ አባሪ ፋይል ሳይሆን በኢሜል መልእክቱ አካል ውስጥ ማካተት የተሻለ ነው።ለኢሜል መልእክት የደብዳቤ ርዕስ አብነት መፍጠር አስፈላጊ አይደለም ነገርግን ግንኙነቱን ከኩባንያዎ የኢሜል ፊርማ ጋር መዝጋት አለብዎት።
መከተል
የክፍያ መጠየቂያ ደብዳቤ በክፍያ ሂሳቡ ላይ ከላኩ እና ከተቀባዩ በ 30 ቀናት ውስጥ መልስ ካልሰሙ ፣ ተከታታይ የስልክ ጥሪ ለማድረግ ያስቡበት። በደብዳቤው ላይ እንደሚደረገው, አዎንታዊ ድምጽን መጠበቅ ተገቢ ነው. ሂሳቡን የመክፈል ኃላፊነት ያለበትን ሰው በቀጥታ ለማነጋገር እና ደብዳቤው መቀበሉን ለማረጋገጥ መሞከር። ከተጠያቂው አካል ጋር መነጋገር ከቻሉ የክሬዲት ካርድ ክፍያ በስልክ ወይም በመስመር ላይ ለማስኬድ ያቅርቡ። ካልሆነ ክፍያ ለመቀበል መቼ መጠበቅ እንደሚችሉ ይጠይቁ። ቀኑን ይፃፉ እና ዘግይቶ የመክፈያ ደብዳቤ ይከታተሉ።
ተጨማሪ ድርጊቶች ለስብስብ
ክፍያው በተስማሙት መሰረት ካልደረሰ፣በድርጅትዎ የጥፋተኛ ሒሳቦችን የማስተዳደር ሂደት ውስጥ ወደሚቀጥለው ደረጃ ሂሳቡን ማሳደግ አለቦት።ሂሳቡ ለረጅም ጊዜ ሳይከፈል ከቆየ፣ የወደፊቶቹ የመሰብሰቢያ ደብዳቤዎች ድምጽ ጠንከር ያለ መሆን አለበት፣ በመጨረሻም አስፈላጊ ከሆነ ወደ ሰብሳቢ ኤጀንሲ ይተላለፋል። የመጨረሻ የመሰብሰቢያ እርምጃዎች መወሰድ ያለባቸው ሁኔታዎች ቢኖሩም፣ የዘገየ ክፍያን በሰላማዊ መንገድ ለመፍታት የሚቻልባቸውን መንገዶች ሁሉ እስካልሟሉ ድረስ ይህን ማድረግ ተገቢ አይሆንም። ሂሳቡን ወደ ስብስቦች ለመላክ ወይም ህጋዊ እርምጃ ለመውሰድ ዝግጁ እስክትሆኑ ድረስ፣ ሂሳባቸው ካለፈባቸው ሰዎች ወይም ንግዶች ጋር በሚያደርጉት የክፍያ ጥያቄ ላይ እንደዚህ ያሉትን እርምጃዎች አይጠቅሱ።
