ሁሉም የንግድ ኮንፈረንሶች በአጠቃላይ ተሰብሳቢዎችን የሚስቡ ርዕሰ ጉዳዮችን የሚወያዩ የተለያዩ ተናጋሪዎችን የሚያካትቱ ቢሆንም፣ምርጥ ዝግጅቶች የተለያዩ አይነት እንቅስቃሴዎችን ያካትታሉ። ሁሉንም የታለመውን ታዳሚ ክፍል የሚስቡ አማራጮችን በማካተት ቀጣዩ ያቅዱት ክስተት የተሳካ መሆኑን ያረጋግጡ።
ዋና ተናጋሪዎች
ዋና ተናጋሪዎች ለጉባኤ ተሳታፊዎች ትልቅ መሳቢያ ሊሆኑ ይችላሉ። እነዚህ አብዛኛውን ጊዜ አጠቃላይ የክፍለ ጊዜ አቀራረቦች ናቸው፣ ይህም ማለት በተመሳሳይ ጊዜ ክፍለ ጊዜዎችን የሚይዙ ሌሎች ተናጋሪዎች የሉም ማለት ነው።ርእሶቹ ብዙውን ጊዜ ከመደበኛ የሙያ ማሻሻያ ዋጋ በላይ ናቸው፣ ተነሳሽነት ወይም ልዩ ግንዛቤዎችን ይሰጣሉ። ቁልፍ ማስታወሻ አቅራቢዎች በማንኛውም ጊዜ መርሐግብር ሊይዙ ቢችሉም፣ ብዙ ጊዜ ለመጀመሪያዎቹ እና ለመጨረሻዎቹ ስብሰባዎች በአንድ ኮንፈረንስ ላይ ይያዛሉ።
በዝግጅቱ መጠን እና በጀት ላይ በመመስረት አንዳንድ ቡድኖች ታዋቂ ሰዎችን ወይም ሌሎች ታዋቂ ግለሰቦችን እንደ ዋና ዋና ተናጋሪዎች ያስቀምጣሉ። ለምሳሌ፣ ዳን ይልቁንስ በ2016 ለHR ፍሎሪዳ ዋና ዋና ተናጋሪ ነበር፣ እና ማላላ ዩሳፍዛይ በማህበረሰብ ለሰብአዊ ሀብት አስተዳደር (SHRM) 2018 ኮንፈረንስ እና ኤክስፖ ትናገራለች። ትናንሽ ድርጅቶች ብዙውን ጊዜ ለእነዚህ ክፍለ ጊዜዎች የአካባቢ ታዋቂ ሰዎችን ወይም አነቃቂ ተናጋሪዎችን ያስይዙታል። ዋና ዋና ተናጋሪዎችን እንደ ናሽናል ስፒከሮች ማህበር ወይም ቢግ ስፒክ ባሉ ድርጅቶች ማግኘት ይችላሉ።
የተለያዩ ክፍለ ጊዜዎች
የማቋረጥ ክፍለ ጊዜዎች በንግድ ኮንፈረንስ ዝግጅቶች ቀኑን ሙሉ የሚደረጉ ትምህርታዊ ፕሮግራሞች ናቸው። ተሰብሳቢዎች ከተለያዩ ርዕሰ ጉዳዮች እንዲመርጡ ለመፍቀድ ፕሮግራሞቻቸውን በዲግሪ እንዲያበጁ የበለጠ ያ አንድ ክፍለ ጊዜ መርሐግብር ተይዞለታል።በመስክዎ ውስጥ ስኬታማ ባለሙያዎችን፣ የኢንዱስትሪ አማካሪዎችን እና አሰልጣኞችን፣ የመንግስት ኤጀንሲ ተወካዮችን እና ሌሎች ባለሙያዎችን ለቁልፍ ማስታወሻ ቦታዎች ማስያዝ ያስቡበት። አስተዋጽዖ ለማድረግ የሚፈልጉ ሰዎች ሀሳቦችን እንዲያቀርቡ ለማበረታታት በድርጅትዎ ድረ-ገጽ ላይ የተናጋሪዎችን ጥሪ ለማድረግ ያስቡበት።
የተለያዩ ተናጋሪዎችን ስታዘጋጅ የተለያዩ ርዕሰ ጉዳዮችን ማቅረብ እና ርእሶቹን በማሰራጨት ሰዎች ፍላጎታቸውን በሚስቡ ፕሮግራሞች ላይ እንዲገኙ ማድረግ አስፈላጊ ነው። ለምሳሌ፣ ከሂሳብ አያያዝ ጋር የተያያዙ ሁለት ተናጋሪዎች ካሉዎት፣ በሂሳብ አያያዝ ላይ በጣም ፍላጎት ያላቸው ሰዎች በሁለቱም ላይ የመሳተፍ እድል እንዲኖራቸው በተለያየ ጊዜ ያቅዱ። በተመሳሳይ ጊዜ እንደ ግብይት ወይም የደንበኞች አገልግሎት ያሉ የተለያዩ ርዕሰ ጉዳዮችን ያቅርቡ ፣ ስለሆነም በሂሳብ አያያዝ ላይ ፍላጎት የሌላቸው ተሳታፊዎች ብዙ የሚመርጡት እንዲኖራቸው።
የአእምሮ አውሎ ነፋሶች
በኮንፈረንስ ላይ መገኘት ከሚያስገኛቸው ጥቅሞች አንዱ ተመሳሳይ አስተሳሰብ ካላቸው ባለሙያዎች ጋር የመገናኘት እና የመግባባት እድል ነው። በአጀንዳው ውስጥ ለተወሰኑ ርእሶች የተለየ የሃሳብ ማጎልበት ጊዜ መመደብ ያስቡበት። ለምሳሌ፣ ከተሰብሳቢዎቹ ጋር በተያያዙ ትኩስ ርዕሰ ጉዳዮች ላይ የክብ ጠረጴዛ ውይይቶችን ለማድረግ ጥቂት ልዩ ልዩ ክፍለ ጊዜዎችን ማገድ ይችላሉ። በአማራጭ፣ በቀን ውስጥ በተለያዩ ጊዜያት ልዩ ፍላጎት ላላቸው ውይይቶች የሚዘጋጁ የመቀመጫ ቦታዎችን በቦታው ሎቢ ውስጥ መመደብ ይችላሉ። ሌሎች ስለተመረጡት ርዕሰ ጉዳዮች ምን እንደሚያስቡ የበለጠ ለማወቅ ፍላጎት ያላቸው ተሳታፊዎች በእንደዚህ ዓይነት ነገር ውስጥ የመሳተፍ እድል በማግኘታቸው ያደንቃሉ።
ችርቻሮ ሽያጭ
ኮንፈረንስ ብዙውን ጊዜ ተሰብሳቢዎች ስፖንሰር አድራጊ ማህበሩ የሚያቀርባቸውን እንደ ቲሸርት፣ እስክርቢቶ፣ ፖርትፎሊዮ እና ሌሎችን የመሳሰሉ ብራንድ ዕቃዎችን የሚገዙባቸው ተንቀሳቃሽ የችርቻሮ መደብሮችን ያቀርባሉ። እነዚህ የችርቻሮ መሸጫ ቦታዎች እንዲሁ በዝግጅቱ ላይ በሚናገሩ ደራሲያን የተፃፉ መጽሃፎችን ይይዛሉ።ቡድንዎ ከፍተኛ መጠን ባለው የእቃ ዝርዝር ውስጥ ኢንቨስት ማድረግ ካልቻለ፣ ወደ ቤታቸው ወይም ቢሮዎ እንዲላኩ ተሰብሳቢዎች ሊያዝዙዋቸው የሚችሏቸውን ጥቂት የማሳያ እቃዎችን ያቅርቡ። ወደ ቤት ለመውሰድ ዕቃ ይዘው መሄድ ወይም መሸከም ባለመቻላቸው ያደንቁ ይሆናል፣ ስለዚህ በዚህ መንገድ የበለጠ እንደሚሸጡ ሊገነዘቡ ይችላሉ።
የመጽሐፍ ፊርማዎች
ደራሲያንን ስናወራ በዝግጅቱ ወቅት መጽሐፍትን ያሳተሙ ተናጋሪዎችን የመጽሃፍ ፊርማዎችን ማቀድ ጥሩ ነው። በግለሰቡ አቀራረብ የተደሰቱ ተሰብሳቢዎች ለመፈረም በቀጥታ ወደ ፊርማው ሊሄዱ ስለሚችሉ የአንድ የተወሰነ ደራሲ መጽሐፍ ፊርማ ከግለሰቡ ንግግር በኋላ ወዲያውኑ ማስተናገድ ጥሩ ነው። ይህ ቡድንዎ የመጽሃፍ ሽያጭን እንዲያሳድግ ሊረዳው ይችላል፣ እና በዝግጅትዎ ላይ የመናገር እድልን በተለይ ደራሲያንን ይስባል።
የንግድ ሾው
አብዛኛዎቹ የቢዝነስ ኮንፈረንስ የንግድ ትርዒት ክፍልን ያጠቃልላል ይህም ሻጮች እና ስፖንሰሮች በክፍያ ምትክ ምርቶቻቸውን እና አገልግሎቶቻቸውን የሚያሳዩበት ዳስ የሚያዘጋጁበትን ቦታ መመደብን ያካትታል። ከንግድ ትርዒት ተሳትፎ ጋር በተያያዙ ክፍያዎች ምክንያት የሚመጣው ገንዘብ አጠቃላይ ዝግጅትን ለመሸፈን የሚያስፈልገውን ወጪ እንዲሸፍን እና የእቅድ አደረጃጀቱ ሥራውን ለመደገፍ ገቢ እንዲያገኝ ይረዳል።
ለአንዳንድ ኮንፈረንሶች የንግድ ትርኢቱ ሁል ጊዜ ክፍት ሆኖ የሚቆይ ሲሆን ሌሎች ደግሞ የኤግዚቢሽን ዳስ ክፍል ለተሰብሳቢዎች የሚቀርበው ክፍለ ጊዜዎች በማይካሄዱባቸው ጊዜያት ብቻ ነው። እያንዳንዱ ኤግዚቢሽን ምርቶቻቸውን እና አገልግሎቶቻቸውን የሚያስተዋውቁበትን ማሳያ የሚያዘጋጁበት የተወሰነ የዳስ ቦታ ተመድቧል። የቡድን አባላትን በዳስ ውስጥ እንዲሰሩ ይመድባሉ እና ከተሳታፊዎች ጋር ይገናኛሉ። አብዛኛዎቹ የምርት ጽሑፎችን ያሰራጫሉ እና አንዳንድ አይነት ስጦታዎችን ይሰጣሉ (ብዙውን ጊዜ የማስተዋወቂያ የንግድ ስጦታዎች ወይም መክሰስ) እንዲሁም ለወደፊቱ ለገበያ ዓላማዎች ለመጠቀም ከተሰብሳቢዎች የመገኛ መረጃን ይሰበስባሉ።
ዝምታ ጨረታ
የእርስዎ ኮንፈረንስ ለስፖንሰር ቡድን ወይም ለሌላ ማኅበር ዋና የገንዘብ ማሰባሰብያ ከሆነ፣የፀጥታ ጨረታን ማስተናገድ ያስቡበት። ይህም በጉባኤው ወቅት ተሰብሳቢዎች ለተወሰነ ጊዜ መጫረት የሚችሉትን የተለገሱ ዕቃዎችን መሰብሰብን ያካትታል። ጨረታው ከተዘጋ በኋላ ለእያንዳንዱ እቃ ከፍተኛው ተጫራች "ያሸንፋል" - ይህ ማለት እቃውን ይገዛሉ ማለት ነው. የሚሳተፉት ይዝናናሉ ገበያ እና ውድድር በተለይም ጥሩ ድርድር ካገኙ እና ድርጅቱ ከዝግጅቱ ተጨማሪ የገቢ ጅረት ይደሰታል።
ምግብ፡ምግብ እና መክሰስ
ምግብ የማንኛውም የኮንፈረንስ ዝግጅት ወሳኝ አካል ነው! ከስብሰባው ማእከል፣ ሆቴል ወይም ዝግጅቱ ከሚካሄድበት ሌላ ቦታ ምግብ እና መክሰስ መግዛት የሚያስፈልግበት አጋጣሚ አለ። ዝግጅቱ በቀኑ ማለዳ ላይ፣ የታሸገ ወይም የቡፌ ምሳ እና የከሰአት መክሰስ የሚጀምር ከሆነ ጠዋት ላይ ቀላል ቁርስ ለመብላት ማቀድ አለቦት። አንዳንድ ዝግጅቶች በአንድ ወይም ከዚያ በላይ ምሽቶች፣ በተለይም የሽልማት ሥነ-ሥርዓት ወይም ልዩ የምሽት ቁልፍ ማስታወሻ ካለ፣ የምሽት ምግቦችን ያካትታሉ።
ምናሌውን ሲያዝዙ ልዩ የአመጋገብ ገደቦችን ከግምት ውስጥ በማስገባት ብዙ አይነት አማራጮች እንዳሉዎት ያረጋግጡ። የቡፌ ምርጫዎችን እያቀረቡ ከሆነ፣ እንደ ግሉተን፣ ስኳር፣ ስንዴ፣ ለውዝ ወይም ስጋ ያሉ ነገሮችን መብላት ለማይችሉ (ወይም ላለመምረጥ) ለሰዎች ምርጫዎች እንዳሉ እርግጠኛ ይሁኑ። እንዲሁም የቪጋን አኗኗርን ለሚከተሉ አማራጮች መኖሩ ተገቢ ነው። የታሸጉ ምግቦችን የምታቀርቡ ከሆነ፣ ተሰብሳቢዎች ከምግብ መንገዳቸው ጋር የሚስማሙ ምግቦችን እንዲመርጡ ይፍቀዱላቸው። ይህንን ለማድረግ አንደኛው መንገድ ተሳታፊዎች የአመጋገብ ገደቦችን የሚገልጹበት ወይም ልዩ ትዕዛዞችን የሚያቀርቡበት ክፍል በመመዝገቢያ ቅጹ ላይ ማካተት ነው።
የተጀመረ አቀባበል
በኮንፈረንሱ የመጀመሪያ ምሽት ተሳታፊዎችን ከዝግጅቱ ጋር በማሳተፍ እና ደጋፊዎችን (ሻጮችን እና ስፖንሰሮችን) በማስተዋወቅ ላይ ያተኮረ የመጀመሪያ የአቀባበል ዝግጅት ማዘጋጀቱን እናስብ። ሀሳቡ ሰዎች ለመሳተፍ በጉጉት የሚጠብቁትን እና ከሌሎች ተሰብሳቢዎች ጋር በተቀናጀ መንገድ እንዲገናኙ እድል የሚሰጣቸውን አስደሳች ክስተት ማስተናገድ ነው።
እነዚህ መስተንግዶዎች ብዙውን ጊዜ በንግድ ትርኢት ወለል ላይ የሚደረጉ ሲሆን ይህም ተሰብሳቢዎቹ ምግብ እና መጠጦች በሚቀርቡበት ዘና ባለ ሁኔታ ውስጥ ለመጀመሪያ ጊዜ የኤግዚቢሽኑን እይታ እንዲያገኙ ያደርጋል። ይህ የኤግዚቢሽን ዳስ እንዲኖራቸው ለሚከፍሉ አቅራቢዎች እና ስፖንሰሮች ተጨማሪ እሴት ይፈጥራል፣ ምክንያቱም እነዚህ ግብዣዎች በተለምዶ የኮንፈረንስ ተሳታፊዎች በብዛት ይገኛሉ።
የዚህን አይነት ዝግጅት ወጪ ለማስተዋወቅ ስፖንሰር ልታገኝ ትችላለህ። በእንግዳ መቀበያው ላይ አልኮሆል የምታቀርቡ ከሆነ፣ ለተሳታፊዎች ያለ ምንም ወጪ ጥቂት መጠጦችን እንዲያገኙ የተወሰነ ቁጥር ያላቸውን የመጠጥ ትኬቶችን መስጠት ያስቡበት። ይህ ወጪውን ለመቆጣጠር እና ሌሎች ተጠያቂነት ጉዳዮችን ለመቀነስ ይረዳል። ለምግብም ሆነ ለሌሎች መጠጦች ምንም ክፍያ መክፈል የለበትም።
ማህበራዊ ግንኙነቶች
ተሰብሳቢዎች እርስ በርስ የሚገናኙበት እና ዘና ባለ መልኩ የሚገናኙበትን ተጨማሪ መደበኛ ያልሆኑ መንገዶችን ማካተት ጥሩ ነው።ለምሳሌ፣ የዝግጅቱን ማህበራዊ ሚዲያ መገኘት እያሳደጉ ሰዎች ለምን በአስደሳች እንዲገናኙ የሚያስችል Tweetupን ማካተት ትችላለህ። ለዝግጅቱ ይፋዊ ሃሽታግ ይምረጡ፣ ስለዚህ ተሰብሳቢዎች ልምዶቻቸውን በመስመር ላይ እንዲያካፍሉ።
በተጨማሪም ተሳታፊዎች በራሳቸው ክፍያ በሚከፍሏቸው የቡድን ዝግጅቶች ላይ እንዲሳተፉ መፍቀድ ጥሩ ሀሳብ ነው ፣ለምሳሌ ፣ በተወሰኑ ሬስቶራንቶች ውስጥ ፣በዝግጅቱ ላይ ስራቸው ጎልቶ ከሚታይባቸው ተናጋሪዎች ወይም ደራሲያን ጋር። ወይም የአካባቢ እይታዎችን ለማየት። ይህ በተለይ ከሚያውቋቸው ሰዎች ጋር ላልሆኑ ሰዎች ጠቃሚ ነው ምክንያቱም ሌሎች ተሳታፊዎችን እንዲተዋወቁ እና በራሳቸው መውጣት ሳያስፈልጋቸው በአካባቢው እንዲሳተፉ ስለሚያደርግ ነው።
መዝናኛ
መዝናኛ ለትልቅ ኮንፈረንሶች በተለይም ለብዙ ቀናት የሚቆይ ተጨማሪ ባህሪ ሊሆን ይችላል። አንዳንድ የባለብዙ-ቀን ኮንፈረንሶች ከሰዓታት በኋላ እንደ ኮንሰርቶች፣ የአስቂኝ ትርኢቶች ወይም ተሳታፊዎች ሊገኙባቸው የሚችሏቸው ድግሶች ያካትታሉ።የተሰብሳቢዎች መግቢያ በአጠቃላይ የክስተት ምዝገባ ክፍያ ውስጥ መካተት አለበት ምንም እንኳን በመዝናኛ ላይ ያተኮረ ክፍል(ዎች) ብቻ ተጨማሪ ትኬቶችን እንዲገዙ መፍቀድ አለብዎት። በዚህ መንገድ ጓደኞቻቸውን ወይም የቤተሰብ አባላትን ይዘው የሚመጡ የንግድ ተጓዦች ለእነዚህ አይነት ዝግጅቶች የጉዞ አጋሮቻቸውን ማካተት ይችላሉ።
የአካል ብቃት እንቅስቃሴ ቡድኖች
በስብሰባ ላይ ከከተማ ዉጭ በሚሆኑበት ጊዜ በአካል ብቃት እንቅስቃሴዎ ላይ መከታተል ከባድ ሊሆን ይችላል። የዝግጅቱ አዘጋጆች የተደራጁ የቡድን የአካል ብቃት እንቅስቃሴዎችን መርሃ ግብር ሲያትሙ ጠቃሚ ሊሆን ይችላል። ለምሳሌ በየአካባቢው የሚያውቅ የኮሚቴ አባል በየቀኑ የእግር ጉዞዎችን ወይም ሩጫዎችን እንዲያስተናግድ ወይም በቦታው ላይ አንድ ቦታ በመመደብ መሳተፍ ለሚፈልጉ የቡድን የአካል ብቃት ትምህርቶችን መስጠት ይችላሉ።
የታዳሚ በር ሽልማቶች
ሰዎች ነገሮችን ማሸነፍ ይወዳሉ፣ስለዚህ በዝግጅቱ ወቅት ተሰብሳቢዎች የሚመዘገቡበት እና የበር ሽልማቶችን የሚያገኙበትን መንገድ ማቅረብ ጥሩ ይሆናል።በስፖንሰር ድርጅቱ የተሰጡ የበር ሽልማቶችን እና እንዲሁም በሻጮች የተሰጡ እቃዎችን ማካተት ይችላሉ። ለምሳሌ አንዳንድ ቡድኖች በንግድ ትርኢት ኤግዚቢሽኖች ከተበረከቱት ትናንሽ ሽልማቶች ጋር የገንዘብ ታላቅ ሽልማት (በድርጅቱ ወይም በስፖንሰር የተደገፈ) ሊሰጡ ይችላሉ።
በርካታ ቡድኖች ለተሳታፊዎች በእያንዳንዱ ስፖንሰር ስም የተሞሉ የቢንጎ ካርዶችን ወይም የመጀመሪያዎቹን የተመዘገቡ እና የሚከፍሉ አቅራቢዎችን በማቅረብ የበር ሽልማት የመስጠት ሂደቱን ያስተዳድራሉ። ልዩ የሆኑ ማህተሞችን ወይም ፊርማዎችን ለማግኘት ተሳታፊዎች የተገለጹትን ዳስ መጎብኘት አለባቸው, ከዚያም የተጠናቀቁ ካርዶች በስዕል ውስጥ ገብተዋል. ካርዶች ቀድሞ በተዘጋጀው ሰዓት (በተለምዶ በቀኑ መጨረሻ) ይጎተታሉ፣ ሽልማቶች ለተገኙት ተሳታፊዎች ይሸለማሉ።
በአንዳንድ ዝግጅቶች የበር ሽልማት ያላቸው ሻጮች ከተሰብሳቢዎች የንግድ ካርዶችን በመሰብሰብ ወይም ባር ኮዶችን ከባጃቸው በመቃኘት ይሸልሟቸዋል።
ኤግዚቢሽን በር ሽልማቶች
አንዳንድ ቡድኖች ለኮንፈረንሱ የገንዘብ ድጋፍ የሚያደርጉትን ግለሰቦች እና ኩባንያዎችን የበለጠ ለማሳተፍ ለኤግዚቢሽኖች የበር ሽልማት ይሰጣሉ።አንዱ አማራጭ ለቀጣዩ አመት ዝግጅት ነፃ የዳስ ቦታ ለመቀበል የአንድ ወይም የሁለት ኤግዚቢሽን ስም መሳል ነው። እንዲሁም በመቀበል የሚደሰቱባቸውን ሽልማቶች ለመሸለም የሻጭ ተወካዮችን ስም መሳል ሊያስቡበት ይችላሉ። እነሱ ያደንቁታል፣ እና ቀጣሪዎቻቸው በሚቀጥለው አመት እንዲሳተፉ ሊያበረታታቸው ይችላል!
ግምገማዎች
ከዚህ አመት ተሳታፊዎች እንዲሁም ከአቅራቢዎች እና ስፖንሰሮች አስተያየት ማግኘት አስፈላጊ ነው። የግምገማ ፎርም ለሚመለከተው ሁሉ እንዲሞላ መንገድ ያቅርቡ። በጥቂት ቀናት ውስጥ የዳሰሳ ጥናት በመላክ የወረቀት ግምገማዎችን በክስተቱ ላይ ማሰራጨት ወይም ክትትል ማድረግ ይችላሉ። ምንም አይነት ግብረመልስ ቢጠይቁ፣ እርስዎ ማድረግዎ አስፈላጊ ነው! ማዳመጥም አስፈላጊ ነው! የሚቀጥለውን አመት ዝግጅት ማቀድ ሲጀምሩ ውጤቱን ያትሙ እና ግምት ውስጥ ያስገቡትን አስተያየቶች ይውሰዱ።
መልካም ጉባኤ ይሁንላችሁ
ይህ በጉባኤ ውስጥ ሊካተቱ የሚችሉ የእንቅስቃሴ ዓይነቶች ሁሉን ያካተተ ዝርዝር ባይሆንም ጥሩ መነሻ ነው።እነዚህን ሃሳቦች ይገምግሙ እና የሚቀጥለውን ክስተትዎን በማቀድ የተሳተፉትን ሌሎች ተመሳሳይ እንዲያደርጉ ያበረታቷቸው። አንዳንድ ተግባራትን ለመምረጥ የተማርከውን ተጠቀም እና ክስተትህን ለታለመላቸው ታዳሚዎች ይበልጥ ማራኪ እንዲሆን የሚረዱ ሌሎች ሃሳቦችን ለማሰብ እንደ መነሻ። ብዙ ኮንፈረንሶች አሉ፣ስለዚህ የእርስዎ ጠቃሚ ሙያዊ እድሎች እና ግብአቶች እንዲሁም አንዳንድ አዝናኝ ነገሮችን እንደሚሰጥ ለማረጋገጥ እርምጃዎችን መውሰድ አስፈላጊ ነው።
